GoBD in der Hausverwaltung – was Ihre Software leisten muss

Die GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – legen fest, wie steuerlich relevante Daten elektronisch zu führen sind. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in seiner jeweils aktuellen Fassung. Für Hausverwaltungen betrifft das die eigene Buchhaltung und die Buchhaltung, die sie für Eigentümer und Gemeinschaften führen.

Die Grundsätze

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen lassen – vom Beleg zur Buchung und zurück.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: lückenlose, wahrheitsgemäße Erfassung.
• Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen; unbare Vorgänge in der Regel innerhalb von zehn Tagen bzw. bis zum Ablauf des Folgemonats.
• Ordnung: systematische Erfassung und Ablage.
• Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen erfolgen per Stornobuchung, nicht durch Überschreiben oder Löschen.

Aufbewahrungsfristen

• Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare: 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge): seit dem 1. Januar 2025 8 Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren bisherige Zehnjahresfrist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war.
• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre.

Verfahrensdokumentation

Für jedes DV-System, das steuerlich relevante Daten verarbeitet, ist eine Verfahrensdokumentation zu führen: Wie kommen Belege ins System, wie wird gebucht, wer darf was, wie wird gesichert und archiviert? Fehlt sie, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung angezweifelt werden.

E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen – auch Vermieter und Hausverwaltungen – E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. – bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € – bis Ende 2027. Die E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren; ein PDF-Ausdruck allein genügt nicht.

Was eine Software leisten sollte

• Festschreibung von Buchungen; Korrektur nur per Storno
• Protokoll aller Änderungen mit Zeitpunkt und Benutzer
• Verknüpfung jeder Buchung mit ihrem Beleg
• Revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungsfristen
• Datenexport für die Betriebsprüfung (Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO), z. B. DATEV-Export
• Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen

In Central Desk laufen Korrekturen über Storno, Belege werden im Dokumentenarchiv zur Buchung abgelegt, Jahres- und Betriebskostenabrechnungen lassen sich revisionssicher festschreiben (Versionen mit Begründung, Hash-Kette), es gibt einen DATEV-Export, und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) lassen sich empfangen und verarbeiten.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Bitte stimmen Sie Ihre Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Häufige Fragen

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