Mahnwesen in 4 Stufen – der rechtssichere Ablauf für Hausverwaltungen

Mietrückstände und offenes Hausgeld gehören zum Alltag jeder Verwaltung. Wer strukturiert mahnt, bekommt das Geld schneller – und hat im Streitfall alles dokumentiert. Dieser Ratgeber zeigt einen bewährten Ablauf in vier Stufen und die rechtlichen Eckpunkte dahinter.

Wann ist der Schuldner im Verzug?

Verzug setzt grundsätzlich eine Mahnung nach Fälligkeit voraus (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Das ist bei der Miete der Regelfall: Sie ist spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen (§ 556b Abs. 1 BGB). Auch Hausgeld ist meist zu festen Terminen fällig, die der Wirtschaftsplan oder ein Beschluss festlegt.

Die vier Stufen

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Freundlich, kurz nach Fälligkeit, mit Betrag, Zeitraum und Bankverbindung. Viele Rückstände sind Versehen – etwa ein vergessener Dauerauftrag nach einer Mieterhöhung.

Stufe 2: Mahnung

Mit konkreter Zahlungsfrist (z. B. 10 Tage) und Aufstellung der offenen Posten. Hier können Verzugszinsen ausgewiesen werden.

Stufe 3: Letzte Mahnung

Mit kurzer Frist und Ankündigung der Folgen: gerichtliches Mahnverfahren, bei Mietern gegebenenfalls Kündigung. Nur ankündigen, was Sie auch umsetzen.

Stufe 4: Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso

Das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) führt ohne Klage zu einem Vollstreckungstitel, wenn der Schuldner nicht widerspricht. Alternativ übernimmt ein Inkassodienst oder eine Anwaltskanzlei.

Verzugszinsen und Kosten

• Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB); ist kein Verbraucher beteiligt, 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB) – etwa bei Gewerbemietern.
• Verzugspauschale von 40 €: nur gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind (§ 288 Abs. 5 BGB).
• Mahnkosten: Ersatzfähig sind nur tatsächlich entstandene Kosten des Verzugs, keine pauschalen Bearbeitungsgebühren für den eigenen Aufwand. Die erste, verzugsbegründende Mahnung ist ohnehin nicht ersatzfähig.

Besonderheit Mietrecht: fristlose Kündigung

Der Vermieter kann fristlos kündigen, wenn der Mieter

• für zwei aufeinanderfolgende Termine mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil im Verzug ist – bei Wohnraum heißt das: mit mehr als einer Monatsmiete (§ 543 Abs. 2 Nr. 3a, § 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB), oder
• über mehr als zwei Termine hinweg mit einem Betrag in Höhe von zwei Monatsmieten im Verzug ist (§ 543 Abs. 2 Nr. 3b BGB).

Zahlt der Mieter spätestens zwei Monate nach Zustellung der Räumungsklage alle Rückstände (Schonfristzahlung), wird die fristlose Kündigung unwirksam (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB) – nicht aber eine zusätzlich ausgesprochene ordentliche Kündigung (BGH, Urteil vom 23.10.2024, VIII ZR 106/23). In der Praxis wird deshalb häufig fristlos und hilfsweise ordentlich gekündigt.

Besonderheit WEG: Hausgeld

Gläubiger des Hausgelds ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer; der Verwalter macht die Forderung für sie geltend (§ 9b WEG). Zinsen und Mahnstufen sollten im Wirtschaftsplan bzw. per Beschluss klar geregelt sein. Rückstände eines Eigentümers mindern die Liquidität aller – zügiges Mahnen liegt im Interesse der Gemeinschaft.

Was dokumentiert werden sollte

• Fälligkeit, Betrag und Zeitraum jeder offenen Position
• Datum und Inhalt jeder Erinnerung und Mahnung, Zustellweg
• Zahlungseingänge und Teilzahlungen mit Verrechnung
• Vereinbarungen (Ratenzahlung, Stundung) schriftlich

In Central Desk laufen diese Schritte im Modul Mahnwesen zusammen – übergreifend für Miet-, WEG- und Gewerbeverwaltung, mit Fristen-Ampel, Mahnbriefen als PDF und Verlauf je Fall.

Häufige Fragen

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