Nebenkostenabrechnung: Fristen, Verteilerschlüssel und häufige Fehler

Die Betriebskostenabrechnung – umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung – ist eine der fehleranfälligsten Aufgaben der Mietverwaltung. Wer die Fristen verpasst, verliert Nachforderungen; wer falsch verteilt, riskiert Einwendungen. Die wichtigsten Regeln im Überblick.

Die Fristen

• Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters ist dagegen auch nach Fristablauf auszuzahlen.
• Einwendungsfrist des Mieters: spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).

Was darf umgelegt werden?

Umlegbar sind nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu den Kostenarten der Betriebskostenverordnung gehören (§ 2 BetrKV), etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne bzw. Breitbandanschluss sowie „sonstige Betriebskosten“, wenn sie konkret benannt sind.

Nicht umlegbar sind Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Bankgebühren.

Der richtige Verteilerschlüssel

• Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB).
• Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, werden nach Verbrauch umgelegt.
• Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch zu verteilen (§§ 7, 8 HeizkostenV). Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
• Seit 2023 sind die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser bei Wohngebäuden nach einem 10-Stufen-Modell zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen – je schlechter die Energiebilanz, desto höher der Vermieteranteil, bis zu 95 % (CO2KostAufG).

Häufige Fehler

• Abrechnung geht zu spät zu – z. B. weil die Heizkostenabrechnung des Messdienstes fehlt.
• Kostenarten umgelegt, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind.
• Mieterwechsel im Jahr nicht taggenau berücksichtigt.
• Vorauszahlungen falsch angesetzt (Soll statt tatsächlich gezahlter Beträge).
• Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten in Positionen wie Hauswart oder Gartenpflege versteckt.

Belegeinsicht

Der Mieter kann die Belege zur Abrechnung einsehen. Eine geordnete, digitale Belegablage spart hier viel Zeit.

Central Desk erstellt die Abrechnung je Mieter mit den vereinbarten Umlageschlüsseln, berücksichtigt Ein- und Auszüge taggenau, übernimmt Heizkosten aus den Daten der Messdienste und teilt die CO₂-Kosten auf.

Häufige Fragen

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